Projektin lähtötilanne oli haastava, sillä kaksi aiempaa järjestelmäuudistusta oli jäänyt kesken. Tiimin usko onnistumiseen oli koetuksella, ja tiukka aikataulu toi lisäpainetta.
Haasteista huolimatta Suunnon asiantuntijatiimi onnistui viemään uudistuksen läpi määrätietoisesti. Tällä kertaa mukana oli myös Qalmarin asiantuntija Niina Simoska, joka aloitti projektissa testipäällikkönä tuoden SAP Cloud ALM -osaamista. Rooli kasvoi projektin aikana laajempaan SAP-asiantuntijuuteen ja projektin tukemiseen.
Asteittain irti emoyhtiön järjestelmistä ja S/4HANA:an
Uudistus toteutettiin kolmessa vaiheessa. Ensimmäisenä vuorossa oli Carve-out eli irtautuminen entisen emoyhtiön järjestelmistä, toisena siirtyminen Suunnon omaan ECC-ympäristöön, ja kolmantena päivitys SAP S/4HANA:an.
Projektin mittareiksi asetettiin aikataulu ja budjetti, joten suunnitelmana oli hyödyntää mahdollisimman paljon vanhaa ja rakentaa vähimmäisvaatimukset täyttävä ratkaisu.
Qalmari sparraajana ja luottamuksen rakentajana
Suunnon tiimin lisäksi projektissa oli mukana järjestelmätoimittaja, ulkopuolinen projektipäällikkö ja Qalmari.
”Melko pian Qalmarin liityttyä mukaan projektiin kävi selväksi, että te tiedätte mitä pitää tehdä ja olette projektissa todella auttamassa ja tukemassa meitä. Se oli merkittävä viesti tiimeillemme, ja loi uskoa siihen, että projektilla on mahdollisuus onnistua”, muistelee Riitta Knuuttila (Director, Customer Logistics).
”Kun Qalmari, ulkopuolinen projektipäällikkö ja uusi toimittaja tulivat mukaan, se loi uskon, että nyt meillä on oikeat tekijät ja tämä projekti saadaan maaliin”, vahvistaa Niina Sappinen (Vice President Finance).
Projektin edetessä Qalmarin rooli laajeni testauksesta ja Cloud ALM -asiantuntijasta arjen tueksi ja projektin sparraajaksi. Qalmari auttoi pilkkomaan valtavan projektin hallittaviin palasiin, ja välitavoitteiden seuraaminen piti projektin liikkeessä.
”Osatavoitteista ja palastelusta tuli sopiva paine: kun tiedettiin mihin pitää päästä, se edellytti, että toinen vaihe piti olla tehtynä tietyssä kohdassa”, kuvailee Knuuttila.
Jos aikataulu uhkasi lipsua, Qalmari otti asian rohkeasti esille ja tarjosi konkreettista apua tilanteen korjaamiseksi. ”Niina osasi olla riittävän jämäkkä ja vaatia asioiden etenemistä, mutta oli silti aina selvästi tiimin tukena ja meitä varten”, kehuu Knuuttila.
Tulkkina liiketoiminnan ja toimittajan välillä
Qalmarin ymmärrys Suunnon liiketoiminnasta auttoi toimimaan tulkkina Suunnon ja teknisen järjestelmätoimittajan välillä. Suunnolla tiedettiin joka käänteessä mitä projektissa tapahtuu, miksi näin tapahtuu, ja mitä vaiheita pitää käydä läpi eteenpäin pääsemiseksi.
“Ei tarvitse olla syvän tason SAP-osaaja, mutta pitää ymmärtää käyttötapauksia ja kokonaisuutta. Qalmari selvästi ymmärsi sekä liiketoiminnan tarpeita että järjestelmäpuolta”, toteaa Knuuttila.
”Vaikka selitin välillä hyvinkin tarkkoja asioita esimerkiksi talouden prosesseista, Niina tuntui ymmärtävän aina, ja myös sen liiketoiminnan kokonaisuuden ja tarpeen”, vahvistaa Päivi Uljas (Group Financial Controller).
Qalmari varmisti tiedonkulun ja koordinaation hajautetussa, eri aikavyöhykkeillä toimivassa projektitiimissä hyödyntäen SAP Cloud ALM:ia työn seurannassa ja hallinnassa.
Testauksen uudistaminen ja ALM-työkalun käyttöönotto
Aiemmat projektiuudistukset osoittivat, että ennen käytetty testausmalli ei enää toiminut ja tarvittiin uusi lähestymistapa. Suunnon tiimi tarttui tilanteeseen ja uudisti Qalmarin tuella testausta liiketoimintalähtöiseksi. Transaktioiden sijaan nyt testattiin todellisia liiketoimintaprosesseja.
Projektin edetessä kolmanteen vaiheeseen SAP Cloud ALM:n käyttö laajeni testauksesta ja defektien hallinnasta myös prosessien dokumentointiin. Perinteiset blueprintit säilyivät käytössä liiketoiminnan näkökulmasta tärkeänä dokumentaationa, mutta niiden tueksi prosessikuvaukset rakennettiin myös suoraan SAP Cloud ALM:iin. Näin saatiin helposti hyödynnettävät prosessikuvaukset sekä selkeät vaatimukset niin järjestelmätoimittajalle kuin testaukseen.
Työkalu koettiin aluksi hankalaksi, mutta sujuiksi sen kanssa päästiin kun Qalmarin asiantuntija näytti kädestä pitäen minne mennä ja mitä tehdä.
Kokemuksen myötä Qalmari osasi ennakoida, mitkä asiat todennäköisesti tuottaisivat ongelmia. Päivittäisissä palavereissa testitiimin kanssa summattiin tilanne, ongelmat ja seuraavat askeleet, jotta koko projektitiimi pysyi kartalla.
“Viimeisten viikkojen testaus ennen Golivea on jäänyt erityisesti mieleen. Oli hienoa nähdä miten määrätietoisesti Niina ohjasi tiimiä testauksessa”, muistelee Sappinen.
Kumppani, josta ei haluttu luopua
Alun perin Qalmarin oli tarkoitus olla mukana vain projektin ensimmäisessä vaiheessa. Yhteistyö sujui kuitenkin niin hyvin, että käyttäjät vaativat jatkoa.
”Ensimmäinen vaihe meni niin hyvin, ja meidän käyttäjiltämme tuli kova paine, että me halutaan Qalmari jatkamaan”, kertoo Sappinen. Tiukassa aikataulussa ei ollut varaa epäonnistumiseen, ja mukaan haluttiin joku, joka tuntee Suunnon tiimin sekä projektin.
”Oli helppo jatkaa, kun oli jo todettu, että yhteistyö toimii hyvin”, kuvailee Knuuttila.
Tulokset ja opit tulevaisuuteen
Suunnon tarina osoittaa, että monimutkaisetkin SAP-projektit voivat onnistua, kun mukana on oikeat ihmiset oikeissa rooleissa. Onnistumisen ydin oli Suunnon osaava tiimi, joka rohkeasti hyppäsi kolmannen kerran samaan virtaan, ja tällä kertaa päättäväisesti kauhoi itsensä vastarannalle. Tyrskyissä tukena oli Qalmarin asiantuntija, jonka jämäkkyys ja organisointitaidot auttoivat Suuntoa navigoimaan läpi muutoksen.
Vastaavia SAP-projekteja aloittaville yrityksille Sappinen korostaa erityisesti realistisen aikataulun merkitystä, ja sen luomisessa kannattaa kuunnella pääkäyttäjiä. Lisäksi suunnitteluun ja testaukseen kannattaa panostaa. ”Aika harvassa projektissa on käytetty liikaa aikaa suunnitteluun tai testaukseen”, muistuttaa Knuuttila.
Lisäksi tärkeää on kumppanivalinta: ”On löydettävä toimittaja, joka ymmärtää yrityksen prosesseja, sekä tietenkin se oikea projektipäällikkö. Jos projektipäällikkö ei huolehdi testauksesta, niin erillinen testipäällikkö toimi meillä aivan loistavasti,” sanoo Sappinen.
Lopputuloksena Suunto hallitsee nyt itsenäisesti SAP-ympäristöään, ja kyky ylläpitää ja kehittää järjestelmää on parantunut valtavasti.
Seuraavaksi horisontissa siintää ainakin integraatioiden laajentaminen, ja SAP S/4 HANAn myötä kenties raportoinnin kehittäminen ja tekoälyn hyödyntäminen.
