Lääkeyhtiö Orion Pharman tapauksessa utopiasta tuli totta: järjestelmä siirrettiin tuotantoon hallitusti ja uusi, hartaudella rakennettu SAP S/4HANA oli käytettävissä heti ensimmäisestä päivästä alkaen.
S/4HANA -migraatio ei silti suinkaan ollut Orionille vain tekninen päivitys, vaan koko organisaation muutos:
- Prosessit standardoitiin ja dokumentoitiin GxP-vaatimusten mukaisesti
- SAP Solution Manager otettiin käyttöön ALM-prosessien tueksi
- Tiedolla johtaminen tuotiin osaksi arkea
Onnistumisen taustalla oli tinkimätön pohjatyö, jossa Qalmari oli alusta asti mukana. Toimivat prosessit, työkalut ja Qalmarin kokemus vastaavista projekteista auttoivat pitämään projektin raiteilla sekä ratkomaan mahdolliset ongelmat nopeasti.
Lopputuloksena Orionin prosessit on nyt dokumentoitu ja yhtenäistetty tarkemmin kuin koskaan aiemmin. Koko organisaatio toimii samoilla työtavoilla ja jokainen muutos järjestelmään, ideasta toteutukseen ja testaukseen, on Gxp-vaatimusten mukaisesti jäljitettävissä.
Kumppani sovittaa ratkaisut liiketoimintaan
Valtava kokonaisuus vaati huolellista muutoksenhallintaa, dokumentointia ja testauksen koordinointia.
Yhdessä Orionin kanssa Qalmarin asiantuntijat suunnittelivat toimintamallit, roolit ja vastuut, arvioivat vaihtoehtoja ja auttoivat varmistamaan, että ratkaisut sopivat Orionin liiketoimintaan.
”Meillä ei ollut aiempaa kokemusta SAP Solution Managerista, eikä ymmärrystä sen mahdollisuuksista,” kertoo Orionin Program Engineer Tiia Vainionpää. ”Qalmarilla osattiin katsoa kokonaisuutta meidän näkökulmastamme, pureksittiin asiat, ja kerrottiin ne niin, että tuntui että puhutaan samaa kieltä”.
Lisäksi Qalmari auttoi projektin alkuvaiheessa kirkastamaan mihin kaikkeen SAP Solution Manager taipuu, ja Orionin tarpeiden pohjalta valittiin mitkä SAP Solution Managerin ALM-prosessit otettaisiin käyttöön.
Kun päätökset oli tehty, Qalmarin rooli oli konfiguroida, testata, kouluttaa ja valmentaa tiimiä sekä varmistaa, että prosessit toimivat käytännössä.
Lääkealan GxP-vaatimukset huomioitiin heti alkumetreiltä
Erityisesti ChaRM-muutoksenhallinta oli kriittinen osa projektia, sillä kaikki järjestelmämuutokset tuli dokumentoida ja validoida GxP-säädösten mukaisesti.
”ChaRM-muutoksenhallinnasta ei olisi tullut mitään ilman Qalmarin tukea”, myöntää Vainionpää.
Osa SAP Solution Managerin toiminnallisuuksista vaati myös reippaasti kustomointia GxP-ympäristöön sopivaksi. Qalmarin asiantuntijat pitivät langat käsissään ja varmistivat, että kaikki vaatimukset täyttyivät.
”Missään vaiheessa ei tullut fiilistä, että Qalmari olisi vain toimittamassa sitä, mitä on tilattu. Oltiin selvästi samassa veneessä ja tehtiin työtä yhdessä”, Vainionpää kuvailee yhteistyötä.
Johtamista tiedolla, ei mutulla
Yksi projektin merkittävimmistä saavutuksista oli tiedolla johtamisen tuominen osaksi arkea. Projektinjohto käytti SAP Solution Managerin dashboardeja päätöksenteon tukena päivittäin: reaaliaikainen näkymä testauksen etenemiseen, dokumentaation tilaan, muutospyyntöihin ja defekteihin auttoi keskittämään tuen juuri sinne, missä sitä tarvittiin.
GxP-vaatimusten takia projektin aikana tuotettiin yli 1100 teknistä dokumenttia, joiden valmiusastetta seurattiin reaaliaikaisesti Solution Documentation -toiminnallisuudessa sen parhaiden käytäntöjen mukaisesti.
”Jos oltaisiin pyöritetty seurantaa Excelissä, lopputulos olisi ollut ihan eri”, naurahtaa Vainionpää. ”Näimme koko ajan selvästi, onko kaikki valmiina tuotantoonvientiin, ja se läpinäkyvyys mahdollisti onnistuneen käyttöönoton.”
Tiedolla johtamisessa Qalmarin asiantuntija Patrik Koso oli Orionin tiimille korvaamaton apu. Mikäli järjestelmästä ei saatu haluttuja raportteja, taikoi Patrik tueksi sopivat kippurat ja käppyrät, joilla katse pysyi pallossa ja tiedettiin mitä pitää tehdä ja missä.
Tulos: toimiva järjestelmä ja vahva pohja jatkokehitykselle
Orionin tapaus todistaa, että valtava ja monimutkainen SAP-projekti voi onnistua – kunhan kumppanina on tiimi, joka tuntee sekä järjestelmät että asiakkaan liiketoiminnan.
Parhaimmillaan kumppani on tuki ja turva, jolta saa konkreettista apua kaikissa projektin käänteissä, ja parhaassa tapauksessa jo ennen kuin projekti ehtii edes alkaa.
Kun tammikuussa 2025 koitti Golive ja usean vuoden työ siirrettiin yhdellä rykäyksellä tuotantoon, järjestelmä toimi heti ensimmäisestä päivästä alkaen ilman vakavia häiriöitä.
Sekä tuotantoonviennin että sitä seuranneen kuuden viikon hypercare-jakson aikana Qalmarin asiantuntijoilla oli kädet täynnä töitä, ja Patrikin ansiosta projektinjohto pysyi koko ajan tilanteen tasalla.
Kun haasteita väistämättä tuli vastaan, Qalmarin osaaminen nousi arvoonsa:
”Qalmarin asiantuntemus oli aivan omanlaistansa. Ongelmien ilmetessä he tiesivät heti, mistä lähteä tutkimaan ja mikä voisi olla pielessä”, kuvailee Vainionpää.
Qalmari kantoi vastuuta kokonaisuudesta, sillä projektin onnistuminen oli Qalmarille yhtä tärkeää kuin Orionille. Mitään ei jätetty tekemättä siksi, että kello löi neljä ja työpäivä päättyi. Joustavuus ja mutkaton yhteistyö saikin Orionilta paljon kiitosta.
Samalla projektissa luotiin vankka perusta jatkokehitykselle. Nyt luodut uudet toimintatavat ovat tukena myös silloin kun horisontissa vääjäämättä siintää siirtyminen SAP Cloud ALM -ympäristöön.
Onko SAP-projektisi vasta edessä? Ota yhteyttä, niin punotaan yhdessä suunnitelma, jolla ei päädytä lehtien lööppeihin.
