Maailma ja käyttäjien tarpeet muuttuvat niin nopeasti, että ohjelmistojen uudistaminen on välttämätöntä. Ilman jatkuvaa uudistamista kilpailijat ajavat ohi, kustannukset karkaavat käsistä eikä ohjelmisto enää vastaa liiketoiminnan tarpeisiin. Muutama tietoturva-aukkokin on saattanut vuosien mittaan syntyä, ja yrityksen maineen pilaava tietomurto vain odottaa tapahtumistaan.
Ohjelmiston uudistaminen ei suinkaan aina tarkoita vanhan räjäyttämistä ja uuden kirjoittamista täysin puhtaalta pöydältä. Uudistaminen voidaan tehdä pala kerrallaan, toteuttamalla täysin uusi versio rinnalle tai jotain siltä väliltä. Tärkeintä on tehdä uudistaminen suunnitelmallisesti.
Vanhan ohjelmiston modernisointi voi parhaimmillaan parantaa niin kilpailukykyä, asiakaskokemusta kuin työntekijöiden tyytyväisyyttä, tuoda täysin uusia liiketoimintamahdollisuuksia, vähentää kustannuksia sekä lisätä liiketoiminnan joustavuutta ja skaalautuvuutta.
Toisinaan koko tai osa ohjelmistosta on kuitenkin voinut käydä tarpeettomaksi, jolloin paras ratkaisu on saatella vanha suunnitelmallisesti hautaan. Tilalle voidaan kehittää uusi oma ratkaisu, mutta jos tyrkyllä on parempia toisen osapuolen tarjoamia tuotteita tai palveluita, voi olla turhaa käyttää omaan kehittämiseen ja ylläpitoon resursseja. Monissa tapauksissa valmis vaihtoehto on riittävä tai jopa parempi. Sharepoint on syystä korvannut monen yrityksen omat intranetit, eikä laskutusjärjestelmiäkään tarvitse jokaisen yrityksen enää kehittää itse.
Mistä voi päätellä, että ohjelmisto kaipaa päivitystä?
Hieman liioiteltuna voidaan sanoa, että ohjelmisto vanhentuu heti julkaisun jälkeen. Kun ohjelmisto on kirjoitettu tietyn tekniikan versiolla juuri kyseistä käyttötapausta varten, ei se ehkä vuoden tai viiden kuluttua olekaan enää toimivaa tai tehokasta.
Alla luettelemme muutamia kriteerejä, joiden täyttyessä modernisointia kannattaa harkita.
Vanha ohjelmisto ei tue liiketoimintaa
Kun liiketoiminnan tavoitteet, asiakkaiden tarpeet tai yrityksen toimintamallit muuttuvat, on ohjelmiston muututtava mukana. Etenkin jos ohjelmisto on kehitetty vuosikymmeniä sitten, ovat taatusti myös siihen liittyvät prosessit muuttuneet.
Modernisointia tarvitaan esimerkiksi, jos järjestelmät eivät tue uutta liiketoimintamallia, dataa ei saada hyödynnettyä tai tarvittavia automaatioita ja integrointeja ei saada kehitettyä. Yrityksen toiminnan kasvaessa pitää myös ohjelmiston skaalautua ja palvella entistä laajempaa käyttäjäjoukkoa.
Ohjelmistoa uudistaessa on tärkeää muistaa, että kyseessä ei ole pelkkä tekninen päivitys, vaan strateginen päätös. Ohjelmistoja ei modernisoida vain uudistamisen takia, vaan uudistamiselle pitää määritellä liiketoiminnalliset tavoitteet.
Ohjelmisto ei vastaa tietoturvavaatimuksia
Vanhentuneilla järjestelmillä ja tekniikoilla on todennäköisemmin tietoturvauhkia kuin uudemmilla. Järjestelmiin voidaan hyökätä helpommin ja arkaluontoiset tiedot varastaa. Pahimmissa tapauksissa yrityksen koko liiketoiminta voi vaarantua.
Vanhentuneessa ohjelmistossa puutteita voi olla myös tietosuojassa, eli siinä miten varmistetaan tietojen luottamuksellisuus ja rajoitetaan niihin pääsyä ajantasaisia lakeja ja käytäntöjä noudattaen.
Erityisesti vanhoissa järjestelmissä auditointikäytännöt eivät välttämättä ole kehittyneet kaikilta osin, mikä voi aiheuttaa turvallisuusriskejä. Saattaa olla, että järjestelmässä esimerkiksi käyttäjä voi nähdä toisen henkilön arkaluontoisia tietoja, jopa terveystietoja.
Ohjelmiston ylläpito on kallista
Ennen uudistamista on arvioitava, paljonko resursseja tarvitaan nykyisen ohjelmiston ylläpitoon, ja onko uudistaminen taloudellisesti kannattavaa. Vanhentunut teknologia ja infrastruktuuri voivat käydä yritykselle kalliiksi, ja toisinaan vasta luvut herättelevät huomaamaan, miten paljon uudistamisella voidaan säästää ylläpidon kustannuksissa.
Kustannukset saattavat nousta pilviin etenkin, jos teknologia ja infrastruktuuri ovat vanhentuneita, mutta yrityksen asiakaskunta kasvaa. Kustannusten kasvaessa yrityksen on pakko joko myydä tuotettaan kalliimmalla tai uudistaa ohjelmisto, jotta liiketoiminta pysyisi kannattavana pidemmällä aikavälillä.
Kilpailukyky on heikentynyt vanhentuneen teknologian vuoksi
Tarve uudistamiselle voi tulla myös markkinoilta. Jos asiakkailta tulee usein (tai kasvavaan tahtiin) tukipyyntöjä, voi ongelma johtua ohjelmiston bugeista, puutteista tai hankalasta prosessista. Vaikka osa käyttäjistä ehkä oppii tarvittavat temput ja osaa luovia huonosti toimivan ohjelmiston kanssa, ovat kaikki nämä ongelmat pois asiakkaan tuottavasta työstä.
Ohjelmistoa modernisoimalla yritys voi vastata asiakkaiden vaatimuksiin, ja säilyttää kilpailukykynsä tarjoamalla modernin, käyttäjäystävällisen ja tehokkaan ohjelmiston, jonka hinta ei karkaa pilviin.
Ohjelmisto ei skaalaudu vastaamaan kasvavia käyttäjämääriä
Joustavuus ja skaalautuvuus ovat avainasemassa, jotta ohjelmisto pystyy vastaamaan käyttäjämäärän kasvuun. Vanha ohjelmisto ei välttämättä kestä, jos käyttäjämäärä kasvaa moninkertaiseksi. Kun palvelu kyykkää kriittisellä hetkellä, reklamaatioita satelee ja tukipyyntöihin vastaajalla on yhtäkkiä tukalat paikat.
Viikon-parin optimoinnilla ja pullonkaulojen etsimisellä voidaan saada palvelu pysymään pystyssä, mutta kapasiteetin nostaminen ja välimuistituksen lisääminen siellä täällä on kuitenkin vain hätäratkaisu. Vuoden tai kahden päästä vanha tekniikka pitää joka tapauksessa korvata uudella. Pikaisten ratkaisujen sijaan järkevämpää resurssien käyttöä onkin yleensä uudistaminen – osittain tai kokonaan.
Kertynyt kehitysvelka vaikeuttaa ohjelmiston kehitystä
Jos uusien ominaisuuksien toteutus tai julkaisu on hidasta, tarvitaan koodipohjan tai julkaisuprosessin uudistamista. On turha luulla, että asiakkaat odottaisivat kärsivällisesti uusia ominaisuuksia kuukausien ajan, vaan julkaisun pitäisi tapahtua viikoissa. Nopea ja automaattinen julkaisuprosessi nopeuttaa testaamista ja bugikorjausten julkaisua.
Mitä vanhempi ohjelmisto on, sitä vaikeampaa sen uudistaminen on. Syinä on mm. vanhan tekniikan osaajien vähyys, riippuvuuksien korvattavuus ja datan laatu. Aiemmin käytetyt kolmannen osapuolen kirjastot eivät välttämättä enää toimi uudistetussa ohjelmistossa, eikä korvaajaa löydy ihan heittämällä. Liian vanha tekniikka aiheuttaa ketjun, jossa kehittäjä pähkäilee miten koko himmelin voisi päivittää niin, että se toimii myös uusilla versioilla.
Koodipohja on saattanut muuttua monimutkaiseksi ja vaikeasti ymmärrettäväksi, jos järjestelmään on tehty nopeita korjauksia tai lisäyksiä ilman, että otetaan aikaa perusteelliseen suunnitteluun ja refaktorointiin. Kiireessä kirjoitettu koodi saattaa olla myös huonosti dokumentoitua ja alttiimpaa virheille.
Yleisimmät virheet, joita organisaatiot tekevät ohjelmistojen modernisoinnissa
Ohjelmistojen uudistamisessa vaikeinta on usein käynnistämisvaihe. Ensin olisi saatava suunta selville, ja varmistuttava siitä, että suunta on oikea. Alun pohjatyössä auttaa, kun nykytilanne on kristallinkirkas eikä työtä joudu tekemään yksin.
Nykytilanteen selvityksen vajaavaisuus
Uudistamista varten tarvitaan vähintään tietoa yrityksen liiketoiminnasta, asiakkaista ja ohjelmiston käyttäjistä. Jos ei tiedetä, miten ohjelmistoa käytetään, saattaa uudistus mennä täysin pieleen ja jopa hankaloittaa käyttäjien elämää. Ilman perusteellista ymmärrystä nykytilasta, voidaan ohjelmisto pahimmassa tapauksessa tehdä alusta asti uudelleen useaan kertaan, eikä lopputulos silti miellytä käyttäjiä.
Pohjatyötä helpottaa, jos yritykseltä löytyy dokumentaatiot ja käyttäjähaastattelut valmiina, mutta todellisuus on useimmin sitä, että tiedonmurusia yhdistellään eri lähteistä. Dokumentointi kannattaa aloittaa viimeistään uudistamisen yhteydessä, jotta tieto ei jää asiakkaan päähän tai pelkästään yhden ihmisen varaan. Ei ole tavatonta, että pääkehittäjä vaihtaa työpaikkaa tai koko yritys halutaankin myydä.
Nykytilanteen selvityksessä jämähdetään usein vain koodin ja tekniikan versioihin, ja jätetään ottamatta huomioon mm. julkaisuprosessit, versionhallinta, integraatiot ja asiakastuen näkökulmat. Näin kokonaiskuva jää ymmärtämättä.
Yksin omassa porukassa toteuttaminen
Suunnitelmallinen eteneminen ja tarvittaessa ulkopuolisen asiantuntijan osallistuminen voivat auttaa varmistamaan onnistuneen uudistusprosessin. Usein uudistusta varten perustetaan projekti ja sitä vetämään projektipäällikkö, joka hallitsee ohjelmiston modernisointiin liittyvät kiemurat. Tällöin kaikkea tietoa ja taitoa ei tarvitse löytyä yrityksen sisältä.
Kuten missä tahansa projektissa, tärkeää on jatkuva kommunikointi avainhenkilöiden kanssa. Näin projektin edetessä tulevat muutostarpeet pysyvät hallinnassa ja lopputulos vastaa paremmin asiakkaan liiketoimintaa.
Yli- ja aliarvioinnit resurssien ja tekemisen suhteen
Uudistamiseen tarvitaan resursseja. Usein ei täysin ymmärretä ohjelmistojen uudistamisen vaatimaa panostusta, vaan ajatellaan, että modernisointi hoituu nykyisiltä kehittäjiltä muiden töiden ohella.
Jos nykytilaa arvioidaan pelkästään yrityksen sisällä ja päätetään tehdä uudistus täysin itsenäisesti, saattaa projekti yllättäen venähtääkin vuosien pituiseksi. Ennen uudistamiseen lähtemistä kannattaa siis varmistua, että tarvittava määrä asiantuntijoita löytyy joko omilta palkkalistoilta tai ulkopuolisina konsultteina.
Miten lähteä liikkeelle?
Ulkopuolisen asiantuntijan tekemän kartoituksen lopputuloksena asiakkaalla on usein pöydällä muutama vaihtoehto. Vaikka asiantuntija antaa oman arvionsa siitä, miten ohjelmistoa kannattaisi uudistaa, on lopullinen päätös aina asiakkaan.
Ohjelmiston uudistamisessa on vähintäänkin syytä pitää mukana maltti. Ohjelmiston uudistaminen on kriittinen päätös, joka voi jopa ratkaista yrityksen menestyksen. Ennakointi ja suunnitelmallinen lähestymistapa ohjelmiston kehittämiseen voi auttaa yritystä säilyttämään kilpailukykynsä, parantamaan asiakaskokemusta ja tehostamaan toimintaansa.
Parhaimmillaan ohjelmiston modernisointi on investointi, joka maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti. Jos uudistamisen suunta on hukassa, voi onneksi aina ottaa qalmarin vierelleen kartturiksi. 🐙
