Uutisissa näkee usein kommenttia, että ERP-projektia ei saatu tehtyä aikataulun tai budjetin puitteissa. Vaikka meidän kohdallamme uuden ERP-järjestelmän käyttöönoton aikataulu oli tiukka, päätimme tehdä asiat onnistuneesti, eli uuden ERP-järjestelmän tulisi olla käytössä tilikauden vaihtuessa heti tammikuun ensimmäisenä päivänä. Palataan ajassa 9 kuukautta taaksepäin alkukesään 2022…
Tietohallinnon kehitystyön yhteydessä tuli monessa kohdin esille se tosiasia, että nykyinen ERP-järjestelmä ei tue riittävästi yrityksen liiketoimintaa sen kasvutavoitteissa. Asiakasyrityksen kulttuurissa oli tunnusomaista se, että usein ongelmakohdan esille tullessa, tehtiin kyseistä ongelmaa varten uusi Excel, johon tiedot syötettiin manuaalisesti, vaikka kaikki esille tulleet asiat ja haasteet olisi voitu hoitaa modernissa ERP-järjestelmässä.
Olemassa olevasta ERP-järjestelmästä olisi toki varmasti saatu enemmän tehoja irti, jos käyttäjät olisivat osanneet käyttää sitä oikein ja jos järjestelmässä olevat perustiedot olisivat olleet kunnossa, mutta näin ei kuitenkaan valitettavasti ollut. Kaikille järjestelmille on tyypillistä se, että jos niitä ei ylläpidetä tai selkeää omistajuutta ei ole määritetty, ne ajan mittaan muuttuvat mahdollistajasta toiminnan ohjaamisen taakaksi. Yhteisenä toiveena oli, että olemassa olevan järjestelmän käyttö lopetetaan kokonaan ja otetaan uusi, parempi järjestelmä tilalle.
Ennen kuin voitiin aloittaa varsinainen järjestelmäprojekti, tuli tunnistaa liiketoiminnan tarpeet ja vaatimukset ja paras tapa vaatimusten tunnistamiselle oli liiketoiminnan kanssa pidetyt vaatimusmäärittelypalaverit.
Näissä tapaamisissa käytiin keskustelemalla läpi nykyisen toiminnan epäkohdat, sekä mietittiin miten asiat tulisi hoitaa tehokkaammin ja laadukkaammin. Yrityksen johto tai projektipäällikkö eivät pysty tunnistamaan tehokkaan toiminnan esteitä yhtä hyvin kuin itse tekijät, toisaalta samalla haastettiin itse tekemistä ja prosesseja, eli voitaisiinko toimintaa ja prosesseja automatisoida tai yksinkertaistaa.
Kun vaatimukset oli kirjattu ylös, alkoi erilaisten ERP-järjestelmien kartoittaminen. Kartoittamisessa löydettiin viisi mahdollista ERP-järjestelmää, jotka tukivat kohdeyrityksen toimialaa ja olivat ominaisuuksiltaan lähes vaatimusten mukaisia.
Eri järjestelmien välillä ei ollut suuria toiminnallisia eroavaisuuksia niiltä osin, kun määritelty ominaisuus oli mukana kyseisessä järjestelmässä. Suurimmat eroavaisuudet olivatkin järjestelmän toiminnallisuuksien määrissä, eli kaikissa oli toki mukana operatiivista toimintaa tukevat prosessit, kuten;
✅ Tuontanto
✅ Osto
✅ Myynti
Osassa oli kuitenkin puutteita mm;
❌ Talousosio
❌Verkkokaupan tuki
Järjestelmä, joka valittiin, tuki parhaiten ominaisuuksien osalta yrityksen toimialaa, eli tämän järjestelmän osalta ei tullut tarvetta minkäänlaisille räätälöinneille, jotka ovat aina kalliita ja vaikeasti ylläpidettäviä lisäominaisuuksia. Myös itse järjestelmän hinta, käyttöönottoprojektin lyhyt kesto, järjestelmätoimittajan projektipäällikön toimialaosaaminen sekä tukitoimintojen saatavuus olivat merkittävissä rooleissa, kun tehtiin lopullista järjestelmän valintapäätöstä.
Asiakasyrityksen johdolta tuli esitys, että uuden järjestelmän tulisi olla käytössä tilikauden päätyttyä, heti vuoden 2023 alussa. Aikataulullisesti tämä tarkoitti sitä, että kun järjestelmätoimittajan projektipäällikkö vapautui tähän projektiin vasta elokuussa, varsinaiselle käyttöönottoprojektille olisi aikaa noin viisi kuukautta, joka on tyypillisesti varsin lyhyt aika, varsinkin kun puhutaan kokonaan uuden ERP-järjestelmän käyttöönotosta. Mutta tähän aikatauluun sitouduttiin ja onneksi pääsimme jo ennen kesälomia hieman aloittamaan projektia….
Kesällä ennen varsinaisen projektin aloittamista, päästiin tekemään valmistelevaa ja suunnittelevaa työtä. Kohteina olivat mm. käyttäjien ja käyttöoikeusroolien määrittäminen, tarkennettiin eri operatiivisten toimintojen vaatimuksia ja tarpeita, aloitettiin nimikekonfiguraattoreiden suunnittelu ja määrittäminen, valmisteltiin master-datan noutoa olemasta olevasta ERP-järjestelmästä ja tehtiin datan validointia, kartoitettiin liiketoimintaa tukevia muita järjestelmiä, kuten raportointijärjestelmää, verkkokaupan ratkaisuja sekä huoltotöiden hallintaa tukevaa järjestelmää. Yhtenä tärkeänä kohteena oli projektin hallintamallin luonti, ja siihen valittiin eri projektityökaluista kevein, eli Teams ja sen Planner- lisäosa. Samalla määritettiin projekti- ja ohjausryhmän kokoonpanot.
Projektiryhmän kokoonpanoksi valikoitui projektin johdon lisäksi myös jokaisen operatiivisen toiminnon avainkäyttäjät. Avainkäyttäjien roolit tulisivat olemaan sekä varsinaisessa käyttöönottoprojektissa että sen jälkeisessä tuotantokäytössä suuria ja tärkeitä. Projektinjohdolla tarkoitettiin tässä yhteydessä järjestelmän toimittajan projektipäällikköä, asiakasyrityksen projektipäällikköä sekä minua, ulkoisen kumppanin projektipäällikköä. Ohjausryhmän kokoonpanoon tuli projektin johdon lisäksi asiakasyrityksen johtoa, jolloin varmistettiin, että ryhmällä olisi riittävä päätöksentekovalta projektiin liittyvissä asioissa.
Varsinainen käyttöönottoprojekti alkoi siis elokuussa 2022, eri toimintojen kanssa käytävien koulutuspäivien merkeissä. Ensimmäiset koulutuspäivät olivat perustason läpikäyntiä, jossa käytiin läpi liiketoiminnan prosesseja ja sitä, miten uudessa ERP-järjestelmässä nämä prosessit toimisivat. Pikkuhiljaa päästiin asioissa eteenpäin syvällisempiin ja yksityiskohtaisempiin läpikäynteihin, joissa samalla mietittiin sitä, miten asiat voitaisiin tehdä paremmin. Tämä näkökulma on eräs tärkeimmistä järjestelmäprojektin asioista, eli ei kopioida suoraan vanhaa toimintamallia, vaan haastetaan tekemään asiat järkevämmin.
Toinen tärkeä seikka oli huomata, että osa projektiryhmäläisistä ylitti merkittävissä määrin odotukset, eli he ottivat merkittävää roolia asioiden kehittämisessä, opettelussa ja eteenpäin viennissä. Tämä roolin nosto, yhdessä sodasta ja energian hinnan noususta aiheutuvasta yllättävästä liikevaihdon laskusta, auttoivat itse projektin läpiviennissä.
Eli voidaan karrikoidusti jopa todeta, että liikevaihdon laskulla oli positiivinen vaikutus itse projektin läpivientiin ja käytössä olevien henkilöresurssien saatavuuteen, sillä kiireisenä aikana projekti olisi joutunut taistelemaan samojen resurssien riittävyydestä liiketoiminnan kanssa. Tämä lisääntynyt ajankäytön mahdollisuus tuli merkittävästi esille myös testaamisvaiheessa, eli se avasi mahdollisuuden riittävän laajalle ja monipuoliselle testaamiselle, joka on eräs onnistuneen järjestelmäprojektin edellytys.
Omat päiväni olivat vaihtelevia, eikä samanlaista päivää juurikaan ollut. Roolini jakaantui selkeästi hallinnolliseen projektipäällikön rooliin sekä tekniseen projektipäällikön rooliin.
Hallinnollisella puolella projektin hallinnoinnin lisäksi oli tärkeää toimia järjestelmän toimittajan projektipäällikön ja asiakasyrityksen liiketoiminnan välissä kommunikointi- ja viestintäkanavana, sillä projektissa oli tärkeää avoin, keskusteleva kommunikaatio. Toisaalta oli myös tärkeää tuoda esille projektin onnistumisen esteitä ja riskejä jo etukäteen, jotta voitiin varmistua niiden vähentäminen tai poistaminen hyvissä ajoin, ennen niiden realisoitumista.
Teknisessä roolissa tehtäviä olivat mm. ERP-järjestelmän toiminnallisuuden testaaminen, käyttäjien opastus ja ohjeistus, toiminnallisten parametrien asettaminen sekä tiedon noutaminen olemassa olevasta ERP-järjestelmästä ja tiedon muokkauksen jälkeen tiedon siirtäminen uuteen ERP-järjestelmään. Koska uuteen järjestelmään ei siirretty vanhan järjestelmän operatiivista dataa, muuten kuin talouden osalta, oli vanhan datan saatavuuden varmistaminen myös tärkeässä roolissa.
Kaiken kaikkiaan projekti onnistui hienosti, aikataulun ja budjetin puitteissa, ja oli hienoa huomata, että vaikka olin mukana kolmannen osapuolen edustajana ulkoisena projektipäällikkönä, minut otettiin asiakasorganisaatiossa vastaan, kuten olisin ollut heidän oma työntekijänsä. Oli myös hienoa huomata, että projekti sai jatkua, vaikka yrityksen taloudellinen tilanne koki syksyllä merkittävän takaiskun. Tämä kertoo johdon uskosta tulevaisuuteen ja näkemyksestä uuden ERP-järjestelmän mukanaan tuomista liiketoimintahyödyistä.
Jari Lehtonen
Senior Project Manager
Työkokemus: IT-johtamisen ja projektihallinnan ammattilainen, jolla on yli 15 vuoden kokemus ERP-järjestelmistä ja tietohallintotyöstä globaaleissa valmistavan teollisuuden yrityksissä.
Supervoimat: Tietohallinnon johtaminen, IT-strategia, IT-infrastruktuuri, Prosessien ja toiminnan kehittäminen, Kokonaisarkkitehtuuri, Kyberturvallisuus, GDPR, ERP
Scrum master eli kummitusmasteri. Epämääräinen kaveri, joka hengaa mukana vai päällepäsmäri, joka sekaantuu kaikkeen? Kun tehdään ketterää eli agilea eli scrummia eli sprinttikehitystä, pyörii joukoissa myös yhden sortin kapellimestari eli Scrum master. Yleensä tuo nimike löytyy toimittajan joukoista ja hän voi tehdä myös projektipäällikön hommiakin, mutta...
Tästä blogikirjoitukseen
Tuoteomistaja tietää kaikesta kaiken ja erityisesti liiketoiminnan kaikki vaatimukset ja hullutukset pilkulleen. Ja vaikka ei tietäisikään, niin esiintyy vakuuttavasti tietäjänä ja tietämyksen lisääntyessä, vaihtaa näkemystään kuin sukkaa ja siirtää projektin tavoitteita laidasta toiseen notkeasti. No ei kai sentään se ihan noin ole. Mitä sitten tuoteomistajan rooliin...
Tästä blogikirjoitukseen
Ohjausryhmä on kerran kuussa oleva tunnin ppt-sulkeinen, jossa todetaan, että IT-projektissa on tapahtunut jotain. Siitä kirjoitetaan muistio, jota kukaan ei lue, paitsi sitten kun riidellään työmääräarvion tai budjetin tai aikataulun ylityksestä.
Tästä blogikirjoitukseenLähetämme 4-5 lonkeropostia vuodessa.
Ei spämmiä. Pelkkää laatupostia.
Senior-tason IT-palveluita.
By the experts for the experts.
Tutustu tietosuojatiedotteeseemme.
Yliopistonkatu 31,
20100 Turku
IoT Campus Coworking Siilo