Ohjausryhmä on kerran kuussa oleva tunnin ppt-sulkeinen, jossa todetaan, että IT-projektissa on tapahtunut jotain. Siitä kirjoitetaan muistio, jota kukaan ei lue, paitsi sitten kun riidellään työmääräarvion tai budjetin tai aikataulun ylityksestä.
Powerpoint tuotetaan jostain pohjasta, johon ohjausryhmää edeltävällä viikolla tai päivänä leikkaa-liimaa menetelmällä päivitetään tietoja, joiden arvellaan kiinnostavan ohjausryhmän jäseniä. Arvaus menee yleensä pieleen ja ohjausryhmän jäsenten kysymyksiin ei ole valmisteltuna vastauksia.
Kokous menee sekavaksi jorinaksi, jossa jokainen osallistuja esittää oman vastauksensa esiin nousseisiin kysymyksiin.
Oliko edellisessä kuvauksessa joitain kaikuja todellisuudesta? Mikä sitten on ihannekuva?
Toimittajan ja asiakkaan projektipäällikkö yhdessä miettivät, mitä edellisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen on projektissa tapahtunut ja mistä asioista he haluavat tehdä päätösesityksiä ohjausryhmän jäsenille.
Ohjausryhmälle raportoidaan vain niitä asioita, joista pitää tehdä päätöksiä tai tuoda esiin edistyminen projektin sovituilla mittareilla. Mittareita ovat yleensä käytetyt rahat, käytetty aika tai saavutettu edistyminen, riippuen siitä, mikä painopiste projektille on valittu. Suodaan vielä ajatus riskeille, onko noussut jotain esiin tai onko jokin riski tullut kuitatuksi. Kun projektipäälliköt ovat saaneet edellä mainitusta jalostettua esityksen, se toimitetaan ohjausryhmän jäsenille etukäteen tutkittavaksi.
Oikein fiksuissa porukoissa kokoonnutaan ennen ohjausryhmää miettimään, mitä kokouksesta halutaan saada irti. Halutaanko tietää, onko projektin onnistumisen kannalta kriittisen kokonaisuuden toteutus edennyt hyvin, onko siihen tullut lisätyötarpeita? Onko aikatauluun tullut yllätyksiä, kun asiantuntijat eivät olekaan voineet osallistua ennakkoon arvioidulla tavalla tekemiseen ja miten sitä voi kuroa kiinni?
Kun sitten kokouksen hetki koittaa, kaikilla osallistujilla on kirkkaana mielessä, mitä kokouksella tavoitellaan ja pysytään mielellään siinä. Ajan salliessa voidaan sitten mutustella lillukanvarsia.
Ihannekuvan ja ääriesimerkin välimaasto lienee sitä projektielämän arkea, mutta haastetaanpa silti.
Ohjausryhmän työskentely ja omistautuminen projektille on tärkeää. Se ei ole passiivista sivusta tarkkailua, projektipäälliköiden tai tuoteomistajien höykyttämistä tai ohjausryhmän jäsenten välistä vapaaottelua.
Ohjausryhmän tehtävä on tutkia projektin tilannetta, tarjota näkemyksiään, kokemuksiaan ja tukea projektia tekevälle asiantuntijoiden porukalle. Ohjausryhmä ei kuormita projektiryhmää edestakaisin sinkoilevalla tavoitteen asetannalla, vaatimalla raportointia raportoinnin vuoksi, kiusaa jäseniä sopimusneuvotteluissa sopimukseen pujahtaneella muotovirheellä tai nopeiden voittojen kalastelulla, jotta voi näyttää hyvältä jossain.
Projektiryhmässä on tekemisen asiantuntijoita ja ohjausryhmässä on hallinnon asiantuntijoita ja näitä tontteja olisi suotavaa kunnioittaa. Ei orjallisesti, mutta järkevästi. Ohjausryhmän pitää kyetä tekemään päätöksiä. Painetaanko kaasua? Vedetäänkö käsijarrua? Vai todetaanko, että on havaittu riski ja sen kanssa voidaan elää tietyin edellytyksin, jotka kirjataan ylös ja niitä seurataan.
Oma taiteenlajinsa on sitten kun ohjausryhmän taustalla, yläpuolella tai jossain harmaalla alueella käydään keskustelua ja sovitaan askelmerkeistä. Toisinaan on ihan viisasta, että muutama asiantuntija pienessä porukassa hoitaa paiseen ennen kuin se aiheuttaa verenmyrkytyksen koko projektille. Se pieni porukka pitää kuitenkin tuoda ohjausryhmälle näkyväksi, ja paiseen puhkaisun vaiheet pitää olla tiedossa. Kun jälkikäteen mietitään, puhkaistiinko paise puhtain välinein, käytettiinkö puudutusta ja annettiinko särkylääkettä, pitää nämä tiedot olla saatavilla.
Niin pitkälle kuin on mahdollista, pitää päätöksenteon ja siihen liittyvien tosiasioiden olla ohjausryhmän, projektipäällikön ja projektiryhmän saatavilla. Liian usein ja silkasta laiskuudesta tietoa jemmataan. Toimittajan tuntihinta ei saa näkyä, liiketoiminnan liikesalaisuudet eivät saa paljastua, sopimuksen liitteen ö sanktiolauseke on niin kryptinen, että sitä ei saa näyttää kenellekään ja niin edelleen. Edellä mainituista syistä sitten mitään tietoa ei ole kenenkään saatavilla ja yllättäen päätöksenteko pohjaa käsittämättömiin perusteisiin.
Toinen osapuoli tavoittelee vaikkapa rahaa ja referenssiä ja toinen haluaa tuoreuttaa työkaluaan. Nämä näkökulmat ovat erilaisia, mutta tavoitteen pitäisi olla sama. Tehdään yhdessä niin hyvä työkalu, että sitä on kiva käyttää ja siihen halutaan tehdä lisää osia. Tehdään sitä niin hyvässä hengessä, että työkalun omistaja leveilee kavereilleen, että meilläpä on tämmöinen vasara ja tällä voi hakata vaikka mitä nauloja. Lopputuloksena on yhden referenssin sijaan viisi, ja kassavirtaa niin, että alimmat homehtuu.
Miksi tuo sitten ei aina mene noin? Olisiko niin, että kaivaudutaan jokainen omaan koloon ja luurataan siitä kolosta sitten projektia. Minä en kyllä kerro kenellekään, että minusta tuo projektin tavoite on epärealistinen: ei voi hakata kaikkia nauloja tai sillä ei ole väliä, kunhan meidän osastomme vihreitä nauloja voi hakata. Minä en sano kenellekään, että vasaran varsi tehdään sellaisesta materiaalista, että se on liukas kädessä. Minä en kerro kenellekään, että projektin työtuntien raportoiminen on silkkaa tuskaa ja täynnä virheitä, koska tiedon lähteitä on niin monta ja yksikään järjestelmä ei juttele keskenään. Vai voisiko kaikki nuo edellä mainitut asiat ja pari muutakin käydä läpi, kun projektia suunnitellaan ja käynnistellään? Tai edes silloin kun projekti on jo käynnissä ja huomataan, että olisi syytä tehdä korjausliikkeitä?
Projekti = yhteinen tavoite, joka saavutetaan loistokkaasti, kun tekemisessä huomioidaan avoimuus, sanotaan ”kiitos” kun aihetta on, ja paiseet puhkaistaan ennen kuin ne ovat syntyneetkään.
Onnistuneen projektin avain on joskus myös projektipäällikkö, joka tuntemattomilla vesillä on valmis melomaan ilman karttaa, näppituntumalla, koska kokemusta on pinnalla pysymisestä riittämiin. Sellaisia helmiä löytää meiltä Qalmarilta.
Anu Herala
Project Manager
Työkokemus: Parikymmentä vuotta IT-alalla projarina työskennellyt Anu sukkuloi sujuvasti asiakkaan ja toimittajan leivissä, julkishallinnossa ja pörssiyrityksissä, sekä globaaleissa ja pienissä yrityksissä.
Supervoimat: muutosjohtaminen ja siirtymäprojektit, prosessien ja käytäntöjen kehittäminen, Scrum, Agile, tiimien johtaminen.
Asiakkaiden ja projektien tietoja oli Poutapilvellä tallennettu hajanaisiin paikkoihin, minkä takia laskujen lähettäminen vaati paljon käsipelillä varmistelua. Lue miten Qalmarin kanssa yhdessä tehty integraatioprojekti sujuvoitti sekä asiakastietojen hallintaa että laskutusta.
Tästä blogikirjoitukseen
Tuoteomistaja tietää kaikesta kaiken ja erityisesti liiketoiminnan kaikki vaatimukset ja hullutukset pilkulleen. Ja vaikka ei tietäisikään, niin esiintyy vakuuttavasti tietäjänä ja tietämyksen lisääntyessä, vaihtaa näkemystään kuin sukkaa ja siirtää projektin tavoitteita laidasta toiseen notkeasti. No ei kai sentään se ihan noin ole. Mitä sitten tuoteomistajan rooliin...
Tästä blogikirjoitukseen
Turun kaupunki otti kesäkuussa 2021 käyttöönsä tekoälyä hyödyntävän palautebotin, jonka myötä palautteen antaminen kaupungille on entistäkin helpompaa.
Tästä blogikirjoitukseenLähetämme 4-5 lonkeropostia vuodessa.
Ei spämmiä. Pelkkää laatupostia.
Senior-tason IT-palveluita.
By the experts for the experts.
Tutustu tietosuojatiedotteeseemme.
Yliopistonkatu 31
20100 Turku
IoT Campus / Kuutio
Joensuunkatu 7
24100 Salo